…un proyecto de RECOPE que realiza futuro.

Proyecto GeneSis     

¿Qué es el Proyecto GeneSis?

El Proyecto GeneSis es la Implantación de un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) en las áreas Administrativas – Financieras, Oil & Gas y de Costos de RECOPE.

El Proyecto GeneSis marca un punto de quiebra - un cambio de paradigma, en la forma en que la Empresa da solución a las necesidades de implementación de sistemas de información que soportan los procesos del negocio, sean estos de apoyo a la gestión o, de soporte a la actividad sustantiva.

GeneSis… la nueva generación en sistemas, plantea como producto principal del proyecto la adquisición e implantación de una solución integral que soporte los procesos Administrativo-Financiero y de Costos,  mediante un Sistema Integrado de Administración Financiera.

Este sistema creado con la herramienta SAP-ERP le proveerá a RECOPE los insumos de información, las herramientas de interacción y los medios de trabajo colaborativo necesarios para lograr una mayor efectividad en la práctica de los procesos referidos, todo enmarcado en nuestro contexto de empresa petrolera del sector público.

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Alcance del Proyecto

GeneSis tiene bajo su alcance 8 áreas empresariales, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Activo Fijo, Compras, Almacenes, Planificación y Costos.

Actualmente este proyecto incorporó el módulo de Facturación y Ventas “SD” en su alcance.

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Beneficios del proyecto

Integración de los procesos

Lograr la integración de los procesos del negocio (financiero - contable y costos) en forma paulatina, controlada y planificada.

Optimización de las cadenas de valor

Implementar una solución tecnológica de vanguardia, que permita integrar y optimizar los procesos de negocio basados en las mejores prácticas del negocio.

Disponibilidad de información de calidad a todo nivel

Disponer de una solución que pueda extraer, integrar y organizar la información de los procesos de negocio dentro del alcance y ponerla a disposición de la empresa.

Eliminar los ciclos de obsolescencia tecnológica

Ser capaz de evolucionar a nivel tecnológico para eliminar los ciclos de obsolescencia en software y hardware.

Cultura organizacional orientada al servicio

Mejorando la agilidad en la toma de decisiones se favorece a crear la cultura organizacional orientada al servicio, con mayor dinamismo, capacidad de reacción y calidad en la información con el fin de ser una empresa competitiva a la vanguardia en tecnología.

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Etapas del proyecto

El Proyecto GeneSis, es una solución integral para realizar todos los procesos Administrativos-Financieros, Oil & Gas y de Costos de la empresa, permitiendo, a través de herramientas de interacción y trabajo en equipo, contar con información oportuna y de calidad.

El plan de trabajo en el Proyecto GeneSis se estructuró en cinco etapas claramente definidas: 

Etapa I: Preparación inicial

Etapa II: Blueprint

Etapa III: Realización

Etapa IV: Preparación final

Etapa V: Puesta en marcha & soporte

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Etapa I:  Preparación inicial

Es la fase de arranque del proyecto GeneSis; en esta son definidos los objetivos y el alcance del proyecto, así como los miembros del equipo de proyecto que estarán formando parte durante toda la implementación de SAP; en la fase I se establecen todos los estándares gerenciales de proyecto, tales como formatos, documentación, red, entre otros.

Antes de iniciar la fase II, se realizan las capacitaciones introductorias y específicas al equipo de proyecto en las diferentes áreas.

Actividades realizadas:

• Definición de la Organización y estándares del Proyecto
• Preparación de las expectativas del proyecto
• Planificación Inicial del Proyecto
• Capacitación en SAP para el equipo de proyecto
• Planificación de los requerimientos técnicos y de infraestructura (Instalación de SAP)

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Etapa II: Planos Empresariales o BluePrint

Blueprint o plano empresarial: es la segunda etapa del proyecto, cuyo principal objetivo radica en entender los objetivos de negocio de Recope para determinar, los procesos de negocio requeridos para apoyar tales objetivos; en pocas palabras el plano empresarial consiste en realizar el rediseño de los proceso del negocio, como maneja Recope su proceso actual, cual es la mejor práctica y como lo va a manejar con SAP, manejando una mejor práctica, cumpliendo el objetivo de la organización.

Actividades en realización:

• Requerimientos del Cliente, a través de entrevistas
• Cuestionarios y plantillas para crear el Diseño Conceptual de los procesos del negocio, cada especialista de negocio, miembro del equipo de proyecto, completa los cuestionarios, que luego son revisados y aprobados por los jefes y directores de RECOPE.
• Inicio en la utilización del sistema SAP.
• Aprobación por la dirección del Business Blueprint.

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Etapa III: Realización

Una vez que se realiza la Etapa II o la documentación del modelo de procesos, se procede a la configuración de tales procesos en el Sistema SAP, se realizan los ajustes necesarios, y se hacen las pruebas tanto verticales como horizontales de distintos escenarios que abarcan los procesos de las diferentes áreas y la integración entre sí de los mismos. Tanto la configuración como las pruebas son validadas por los usuarios y los responsables de los procesos de negocio de la empresa.

Actividades a realizar:

• Configuración base

®     100 % de la configuración de la estructura organizativa y la mayoría de los procesos básicos, levantados o rediseñados, durante la fase 2 o blueprint

®     Confirmación y aprobación por escenario de negocios

®     Presentación del prototipo, es la pre-configuración de los procesos principales de RECOPE, y su manejo y utilización en la herramienta SAP.

• Configuración Final / Test de Integración

®     Desarrollo y documentación del la solución integral a través de ciclos, se realizan las pruebas verticales (cada área por separado), y las pruebas integrales (escenarios básicos, integrando todas las áreas de la empresa)

®     Diseño, desarrollo y pruebas de interfaces, reportes y conversiones

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Etapa IV: Preparación Final

En esta fase se completan las pruebas finales del sistema, se entrenan a los usuarios finales, se prepara el sistema y se cargan los datos reales en un ambiente productivo. Se aprueba el sistema y se verifica que RECOPE esté preparada para la entrada en vivo del mismo.

Actividades a realizar:

• Formación de usuarios finales, todas las personas involucradas en las áreas, serán capacitadas en el manejo de su respectivo proceso en SAP.
• Pruebas de volumen, stress, se realizan las pruebas técnicas de soporte de servidores.
• Coordinar el soporte interno (help desk), se forma una mesa de ayuda, donde darán soporte a todos los usuarios finales, que manejarán o utilizarán la herramienta SAP.
• Preparar el Cut-over (Plan de entrada en Productivo), se realizan las cargas de datos en el nuevo sistema, para la entrada en vivo del mismo.

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Etapa V: Go Live o entrada en vivo

Esta etapa consiste en mover el ambiente de trabajo de pre-productivo a productivo real de RECOPE. Es importante disponer de un equipo de soporte, que permita que los procesos de RECOPE se realicen sin mayor inconveniente durante los primeros días de uso de la herramienta. En esta etapa, la organización  y/o usuarios finales se olvidan de los sistemas utilizados actualmente, para utilizar en un 100% el nuevo sistema SAP.

Actividades a realizar:

• Verificar la consistencia del entorno productivo.
• Validar los resultados del proceso empresarial operativo.
• Cierre formal del proyecto.
• Formalización de la organización para Mejoras Continua.

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Estado Actual:

Actualmente ya se encuentra implantados todos los módulos.

Se encuentra en los 13 meses de garantía y continuará con el mantenimiento y soporte.

Costo:

El costo del proyecto es de US$4,79 millones incluyendo los ocho módulos iniciales:

Almacenes, Contrataciones, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Activos Fijos, Planificación y Costos.

Con la incorporación del módulo de SD Facturación y Ventas ese monto ascendió a US$7,05 millones.

De este monto, US$2,5 millones se pagan con la Recepción Definitiva del proyecto, después de los 5 años de mantenimiento y soporte.

Entrada en operación:

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